各村（居）委会，各单位、办公室：

《清溪镇合同档案管理办法》业经镇人民政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。

         清溪镇人民政府办公室

         2018年10月24日

清溪镇合同档案管理办法

第一章 总则

第一条 为进一步加强我镇合同档案管理工作，提高合同管理水平，逐步实现全镇合同管理工作的规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国合同法》以及国家、省、市有关规定，结合我镇实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的合同是指东莞市清溪镇人民政府、各部门、单位、村（居）、镇属企事业单位（下称合同承办部门）作为独立的民事主体或行政主体在参与社会经济和民事活动中与其他平等主体的自然人、法人和其他组织之间明确双方的权利、义务关系所设立的书面协议。包括但不限于：

（一）建设工程项目的勘察、设计、施工、监理等合同；

（二）物质、仪器、设备的买卖等合同；

（三）向外借款或在法律法规许可的前提下为其他单位提供担保的合同；

（四）物业租赁、土地租赁、委托管理合同、承包合同以及其他涉及镇政府利益的合同及服务合同等。

第三条 合同承办部门签订本办法第二条所规定的合同，其归档管理均应遵守本办法。

第二章  相关管理机构及职责

第四条 镇综合档案室职责：

（一）宣传贯彻《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国合同法》和国家有关法律、法规，制定并组织实施镇政府合同归档管理的规章制度；

（二）督促全镇合同承办部门及时做好合同档案的管理工作，每年定期进行检查；

（三）负责未完成档案工作目标管理认定的合同承办部门（如部分政府内设机构）的合同归档管理工作；

（四）镇政府规定的其他职责。

第五条 各合同承办部门的职责：

（一）《关于切实做好我镇档案合同管理工作的通知》（清督通〔2017〕21号）明确了全镇各合同承办部门的档案合同副职领导及管理人员，要求相关工作人员认真履行职责，建立健全本单位合同文本从形成、积累、整理到归档的工作体系，并指定专人负责，以便全面、及时掌握本单位合同档案的保存动态及存档安全；

（二）与镇综合档案室建立工作联系机制，如有合同损坏或遗失等重大情况，需报告部门负责人及分管领导，并及时告知镇综合档案室以便采取措施及时止损。档案合同副职领导与管理人员要求相对固定，如有变化要及时做好工作交接，并报镇综合档案室备案；

（三）已完成档案工作目标管理认定的合同承办部门要按照统一领导、统一管理的原则，实行合同档案的集中管理，在合同签订完毕后一月内交由单位档案专人保管，做好合同档案的整理和归档工作；

（四）未完成档案工作目标管理认定的合同承办部门，在建立合同管理台账后，自行保存复印件，并在一个月内移交合同正本到镇综合档案室归档保存；

（五）镇政府规定的其他职责。

第三章  合同档案管理要求

第六条 建立合同档案管理台账，合同台账应包括以下内容：    

（一）合同档案件号；

（二）合同名称；

（三）合同主体； 

（四）合同约定生效日期及合同约定终止日期； 

（五）合同内容（含价款、履行期限，及其他须注明的事项）；

（六）合同履行情况（有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间）； 

（七）合同所附资料； 

（八）其他应当记载的重要内容。

第七条 建立日常管理制度：

（一）合同移交。以镇政府名义签订的合同除由牵头单位保存外，要在一个月内移交1份合同正本到镇综合档案室。合同移交时，需当面清点并进行移交登记，双方签字认可后方可完成交接手续。任何单位和个人不得拒绝归档、据为己有、故意隐藏、转移应当归档的合同档案。

（二）合同归档。除合同已归入项目档案“一企一档”的单位外，其余普通合同要求统一用单件归档的方式来整理。2017年前的合同若已以立卷形式归档，应在每卷添加封面并装订成册，页码打在文件正面的右下角、背面（有内容）的左下角，无内容不打码。

（三）合同借阅。明确合同档案查阅的制度要求，如因工作需要必须借出查阅，可在办理相关借阅手续后，借出复印件，合同原件无特殊情况不得外借。 借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者将予以追责。对于涉密合同档案应采取保密措施，以免泄露。

（四）合同核查。各合同承办部门的档案部门应加强与业务部门的合作，每年对已归档合同清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，要求有关责任人员根据《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局第30号令）承担相应责任。

（五） 合同保存。档案库房必须按照国家规定，要注意做好防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫鼠、防污染、防水淹等“九防”安全措施，配备必要的设施设备和安全监控系统，确保档案的实体安全和信息安全。定期检查，以确保合同文档的存储安全，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。 

第八条 建立跟踪管理机制，业务部门负责监督检查本部门承办合同的履行情况，及时记录合同变更、废止等信息，发生争议的合同应及时向镇相关领导汇报，并及时收集相关凭证资料移交给档案管理部门归档备查。

第九条 建立到期提醒机制，为不耽误工作正常开展，特别是对于费用收缴以及需要提前计划招标或采购的事项，各档案合同管理人员要根据到期信息，分三个时段书面提醒部门负责人及分管领导阅知。三个提醒时段分别为：

（一）提前半年：还有半年到期的事项，需及时提醒部门负责人开始启动下一步筹备工作；

（二）提前三个月：还有三个月到期的事项，需及时提醒部门负责人及分管领导快速开展筹备工作；

（三）提前一个月：还有一个月到期的事项，需及时提醒部门负责人及分管领导紧急开展筹备工作。

第四章  责任追究

第十条 各合同承办部门的合同档案管理副职领导及管理人员需认真落实合同档案管理的相关要求，涉及税费及敏感信息的合同档案更需严格管理，如违反本办法，出现以下情形之一的，将根据下列条款追究负责人及其他直接责任人员的责任。

（一）未按要求分时段提前书面提醒，未造成重大损失，或情节较轻的将进行约谈；

（二）未按要求分时段提前书面提醒，造成较大损失的或者出现档案合同损坏等情况，影响较大的，将进行全镇通报；

（三）未按要求分时段提前书面提醒，造成重大损失的或者出现档案合同丢失、泄密等情况，影响恶劣的，将由监察组织进行追责。

第五章  附则

第十一条 本管理办法由镇政府办公室负责解释。

第十二条 本管理办法自印发之日起开始执行。

附件：档案管理违法违纪行为处分规定（国家档案局第30号令）