一、什么是家庭档案

家庭档案,是指家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的、归属家庭及个人的、有保存价值的各种文字、图表、音像及其他形式的历史记录。

二、家庭档案的作用

家庭档案是维护家庭及其成员合法权益的重要凭证;是家庭日常生活管理的重要依据;是家庭教育的生动教材;是科学研究的可靠资料;是传承文明的有效载体;是国家档案资源宝库的重要补充。建立家庭档案对促进社会文明,传承历史文化有重要的意义和作用。

三、家庭档案的范围

各家庭可根据实际,确定本家庭档案的收集范围。家庭档案收集的参考范围如下:

证书类:包括出生证、毕业证、学位证、结婚证、房产证、获奖证书、职称证、培训合格证等;

医疗保健类:包括病历、体检表、药方、医保材料、治病过程中的材料等;

理财类:包括银行存折、对账单、股权证、股票存折、购房购车发票及合同、保险单证及合同、购买家具及电器的发票、家庭借贷合同、债券、房屋租赁合同等;

文稿书信类:包括家庭成员撰写的各类文稿、对外交往的信函等;

家电使用维护类:包括家电及家用汽车的使用说明书、合格证、保修卡、维护记录等;

声像类:包括家庭活动的各类照片、录音带、录像带、光盘等;

实物类:包括家庭的各类珍贵收藏、纪念品、徽章等;

综合类:包括族谱、家谱、日记、履历材料、学习成绩单等。

四、家庭档案的整理

家庭档案的整理是指将处于零散状态的家庭档案材料,进行鉴别、分类、确件、排序、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

(一)家庭档案的鉴别。

主要是鉴别材料是否具有保存价值、应不应归档及应归入家庭档案的哪一类。

(二)家庭档案的分类。

家庭档案分类就是将家庭及其成员所形成的全部档案,按其来源、时间、内容和形式的异同,分成一定的层次和类别,使家庭档案构成一套有机的体系。根据家庭档案材料的内容、种类及载体类型,一般建议将家庭档案分为以下几大类:A—综合类、B—证书类、C—医疗保健类、D—理财类、E—文稿书信类、F—家电使用维护类、G—声像类、H—实物类。

具体家庭对其档案进行分类时,可参考上述分类进行,也可根据实际情况设置类别,或在此基础上增设新的类别。

(三)确定归档材料的“件”。

依据归档材料的形成规律、归档材料独立发挥作用与否划分出归档材料的最基本保管单位——“件”。一般讲,一份证书即为一件;一份文稿或书信即为一件;一份单据即为一件;同一事件的照片即为一件;一盘录音带、一盘录像带、一张光盘即为一件;已装订成册的材料也可作为一件;一件实物也作为一件。

(四)家庭档案的排列。

家庭档案的排列是指在对家庭档案进行分类的基础上,对每类档案材料分别进行排列,包括档案盒内档案材料的排列和家庭档案盒的排列。盒内档案材料的排列可以采用以下方法:

按时间顺序排列:由远及近排流水号;

按载体形态排列:由小到大排流水号;

按内容性质排列:同类性质的放一起排列。

具体在排列时,按实际情况,可采用单一方法或两个方法结合,如载体—时间、内容—时间。

档案盒的排列可以按种类(A—G)排列,同一种类的按流水号排列。

(五)家庭档案的编号。

家庭档案的档号编制本着尽量简化方便的原则设置,A—综合类、B—证书类、C—医疗保健类、D—理财类、E—文稿书信类、F—家电使用维护类的档案档号由大类代字和件号两部分组成;G—声像类、H—实物类的档案档号由大类代字、属类代号、件号组成。

G—声像类档案的属类代号:1—为照片,2—为录音带,3—为录像带,4—为光盘。

H—实物类档案的属类代号:1—为奖杯,2—为奖牌,3—为字画,4—为纪念品。

G—声像类与H—实物类其属类设置可灵活掌握,有类设类,可增加或减少属类。

档案编号主要是在归档材料上贴上档号章,档号章样式可采用以下两种:一是类别、件号;类别、件号、题名。

(六)家庭档案的编目。

家庭档案的编目主要包括编制家庭档案目录、填写家庭档案盒标签。

家庭档案目录由家庭档案管理程序在家庭档案录入完后统一打印。

家庭档案盒标签内容包括家庭档案类别、件号,可用碳素笔直接填写,也可填写在不干胶标签上,然后粘贴在家庭档案盒上,另根据实际情况也可在档案盒上写上权属人或内容。

(七)家庭档案的装盒。

家庭档案的装盒是指依照家庭档案的不同类别按件号的先后顺序将档案材料装入档案盒内。家庭档案盒可采用规范的档案盒,也可以采用家庭自制的盒子,或其他闲置的盒子,如月饼盒。

五、家庭档案的保管

家庭应将家庭档案放入家庭档案柜或其他家具中存放。保密、隐私、贵重的家庭档案可单独存放

家庭应妥善保管家庭档案,注意防火、防潮、防虫、防光、防尘。

六、家庭档案的利用

家庭成员可根据实际需要利用家庭档案,用后归放原处,防止丢失。

涉及个人隐私的家庭档案要经本人同意方可利用,保密、珍贵的家庭档案应严格限制利用。

街道档案馆接受具有价值的家庭档案捐赠。家庭档案所有者对其捐赠的家庭档案享有优先利用权,并可对其家庭档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

家庭档案的所有者公布家庭档案必须遵守国家有关规定,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。