第一步:分类

家庭档案收集齐全后,要对这些档案资料进行分类,分类的原则按不同载体、不同类型进行,如文书类、声像类、日记类、证件类等。

第二步:整理

以每位家庭为一个全宗进行整理。根据载体、类别的不同,选择以卷或以件为单位,按国家标准和规范进行整理、编目、编号和排架。文书材料按《归档文件整理规则》进行整理编目;科技文件保持成套性,按《科学技术档案案卷质量一般要求》进行整理编目;照片按《照片档案管理规范》进行整理编目;录音、录像、磁盘、光盘等编写文字说明编目装盒;字画以件为单位整理编目;其他大型物品以件为单位整理编目。

第三步:编号

为方便检索,对每件(份)材料、物品进行编号。编号时要遵循档案整理办法中“同一保管期限内编流水号”的原则,不能重复;在每份档案材料的首页上方加盖档号章,编号的位置在档号章内,不便直接书写的,可以书写在口取纸上,然后粘贴牢固。

第四步:编目

根据管理和利用家庭档案工作的不同需要,分别编制目录。主要包括归档文件目录、案卷目录和人名索引等。

第五步:装盒

盒子的外观、规格可视档案材料的形式、材料、大小来选择。盒子宜选档案部门推荐的正规档案盒,利于保管,便于使用;盒脊背要注明全宗号、分类号、件(卷)号、业主姓名、盒号等项目,以便查找。

第六步:排列上架

家庭档案要按照分类排列上架。家庭档案的分类可根据每个家庭档案形成的多少灵活掌握,多则分、少则合。

南城档案馆

二〇一六年十月十四号