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档案馆制度

第一章总则

第一条为健全和加强我馆档案工作,更好地发展我街道的档案事业,根据国家制定的《档案馆工作通则》和《广东省档案条例》的精神,结合我街道实际,特制定本细则。

第二条南城档案馆是我街道档案事业建设的职能机构,是永久保存南城街道档案的基地,是我街道党政机关、社会组织和公民利用档案史料的中心。

第三条南城档案馆保存的是南城街道党委、街道办事处以及各党政机关、企业事业单位、社区居委会、社会组织和有关个人在工作、业务活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录档案,包括文书档案、城建档案、房地产档案等。

第四条本馆的基本任务是贯彻执行党和国家对档案工作的方针政策;集中统一管理我街道范围内的档案及有关资料;确保档案的完整和安全;维护历史真实面貌;积极提供利用,为社会主义现代化服务。

本馆的主要职责和具体任务是:

1、按规定做好档案、资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研等环节工作,并做好街道属档案的接收工作。

2、科学地管理全街道档案,确保档案的安全和完整。

3、征集社会上散存的有保存价值的档案资料。

4、南城街道委员会、街道办事处授权南城档案馆负责监督,指导街道属党政机关、企业事业单位、社会组织、社区居委会的档案工作,促进全街道档案事业的协调发展。

5、及时向上级档案行政管理部门反映情况,接受其监督、指导与检查。

6、积极开展档案的利用工作,提供咨询服务,并积极开发档案信息资源,编辑出版档案史料及参与编修史志工作。

第五条南城档案馆建立科学的、严密的规章制度,规范合理地管理档案,维护党和国家的机密,提高工作效率和质量。

第六条南城档案馆工作人员要忠于职守,热爱档案事业,积极工作,刻苦学习档案法规、档案业务和科学文化知识,不断提高政治思想水平和业务能力,以保证我街道档案工作顺利展开。

第二章档案的接收和收集工作

第七条接收和收集的范围:

1、需要长期、永久保存的本街道各党政机关、企业事业单位、社会团体、社区居委会形成的具有保存价值的档案。

2、属于南城档案馆应接收的撤销机关、事业单位、社会团体和破产企业的档案。

3、需要长期、永久保存的本街道重要的城建档案和资料以及全街道地下管线工程档案和资料。

4、本街道辖区内房屋产权、产权抵押等房产档案。

5、其他散存于社会的具有保存价值的历史档案、历史资料、照片、实物档案和名人档案,以及各类新旧史志、家谱、族谱等。

6、街道委员会、街道办事处决定接收的档案资料。

第八条收集和接收档案时间:南城档案馆接收文书档案的期限,一般接收立档单位保管五年左右的档案,街道委员会、街道办事处各办公室不保管档案,年度档案于次年四月份前向南城档案馆移交;撤销机关、单位、企业的档案,在其撤销时按立卷要求整理、编目后及时向南城档案馆移交;城建档案从工程竣工验收日起三个月内按规范向南城档案馆移交;特殊情况可推迟或提前接收;对于其他散存于社会的档案要广泛进行收集。

第九条收集与接收档案的方法和要求:

1、进馆档案应保持全宗的完整性,并按规定整理好,编有完善的《档案目录》(含全宗说明、案卷目录、卷内目录)一式两份,方可办理移交手续。

2、立档单位编制的组织沿革、全宗介绍、大事记及有关检索工具和有关编纂资料应随同档案一并移交。

3、移交、接收档案时,交接双方必须根据移交的《档案目录》清点核对,并在交接单上双方签名盖章。《档案目录》由南城档案馆存一份,移交单位存一份。

第三章档案的管理工作

第十条南城档案馆的档案,一般以全宗为单位进行管理,每个全宗建立全宗卷。南城档案馆的档案分别按文书档案、城建档案、房产档案、实物档案编目排列,并设立相应的库房区分别存放保管。

第十一条南城档案馆库房应具备防火、防盗、防虫霉、防鼠、防尘、防高温、防潮、防光等设施;由专人负责管理,落实措施。确保安全;库房内不准存放易燃、易爆物品、杂物等,并注意有害气体、物质、生物对档案的危害;进馆的档案资料要进行严格的消毒、搞好清洁卫生等。

第十二条南城档案馆应加强档案保护技术工作,改善档案保管条件,对破损和字迹褪变的重要档案,及时修复。

第十三条南城档案馆对保管期限已到期的档案,必须经过鉴定,编制销毁清册,征求有关部门意见,报送街道党委和办事处主管领导批准,并报上级档案行政部门备案,方能销毁。

第十四条南城档案馆要做好统计工作,对档案的收进和移出,全宗数据、案卷数量、利用等情况,及时准确地进行统计,并建立档案馆统计台帐,按规定向上级档案行政管理部门报送本街道统计年报。

第十五条南城档案馆应对馆藏档案和资料的保管情况定期或不定期进行检查,遇有特殊情况应及时处理。检查内容包括:

1、案卷数量有无短缺;

2、档案材料有无损害;

3、设备是否完好;

4、八防措施是否落实;

5、库房管理、保密、安全、卫生等各项制度是否坚持。

检查时要做好记录,发现问题及时汇报,采取措施。对受损害的文件要设法抢救、修复。对有关人员进行思想教育。

第十六条南城档案馆应建立健全科学的档案管理制度,积极创造条件,应用先进技术、管理设备,逐步实现档案管理现代化。

第四章档案的利用工作

第十七条南城档案馆工作人员,要熟悉本馆馆藏情况及一切业务事项,主动积极地开展利用工作,并根据《中华人民共和国档案法》的有关规定开放档案。

第十八条南城档案馆提供利用档案,应遵循下列规定:

1、设立档案资料查阅室,方便利用者查阅、摘抄。

2、南城档案馆应编制必要的检索工具和开放档案目录,为各方面广泛利用档案资料提供方便条件。

3、馆藏档案资料未能满足利用者的需要,可协助提供线索,同有关部门联系,尽力为利用者提供方便。

4、查阅、摘录、复制尚未解密的档案,须经馆长同意,必要时报请街道党委员会、办事处批准。

5、利用者只限于查阅批准利用范围内的档案,不得擅自查阅无关的内容。

6、利用者需要采用复印、照相方法复制档案,均由档案馆负责办理,并按规定收费。

7、利用者复制的档案材料,未经南城档案馆允许,均不得以任何形式全文公布、陈列、展出或再行复制。

8、档案原件一般不得借出馆外,如有特殊需要,须经馆长或党委、办事处主管领导批准方可外借。

9、利用者应维护档案的完整与安全,严禁拆卷撕页、涂改、折叠、做标记等损毁档案的行为。违者将依法追究责任,视情处理。

第十九条利用者查阅,摘录或复制档案,须持单位正式介绍信、身份证、工作证等合法证明,说明利用者身份、利用档案目的和范围,经审核同意后方可提供利用,并填写《查阅利用档案资料情况登记表》和遵守国家档案保密规定和南城档案馆制定的《借阅须知》等。档案馆工作人员根据需要,积极做好档案资料提供利用工作,使档案更好地为社会发展服务。

第二十条接待台、港、澳同胞和华侨,以及外国人士利用档案,要做好充分准备,积极慎重。本馆工作人员要严格执行党和国家有关政策,认真贯彻《各级国家档案馆开放档案办法》和《外国组织和个人利用我国档案试行办法》的规定,坚持内外有别和对我有利的原则,既要友好热情,提供便利,又要加强管理,严防档案中的国家秘密和非宜事项对外泄漏,确保国家利益不受损害。

第五章附则

第二十一条本细则如有不完善之处或与上级档案部门的有关规定相抵触,以上级规定为准。

第二十二条本细则自发布之日起施行。

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